E-Bilanz: Wie weit sind Sie mit Ihren Vorbereitungen?

Eigentlich erwartet das Finanzamt Ihre Bilanz für das Steuerjahr 2012 bereits in elektronischer Form, als sogenannte E-Bilanz. Der Countdown läuft also schon. Für den Jahresabschluss 2012 gibt es zwar noch eine Übergangsregelung, doch unterschätzen Sie nicht den zeitlichen Aufwand für die Umstellungen auf die E-Bilanz. Daher unsere Empfehlung: Starten Sie jetzt mit den Vorbereitungen!

Warum Sie jetzt mit dem Projekt E-Bilanz starten sollten

Wer seine Bilanz für das Jahr 2012 bereits freiwillig elektronisch übermittelt, kann diesen Lauf als Testlauf nutzen. Sollte die Übermittlung fehlschlagen, ist das kein Problem und ohne rechtliche Folgen. Keine Strafzuschläge, keine Schätzungen, kein Ärger mit dem Finanzamt – vorausgesetzt, Sie geben parallel dazu Ihre Bilanz wie gewohnt auf Papier ab.

Wenn Sie die Bilanz für das Jahr 2012 bereits freiwillig elektronisch übermitteln, sind Sie klar im Vorteil: Sie können in Ruhe Ihre Konten unter die Lupe nehmen, interne Abläufe anders organisieren und mit dem Steuerberater sprechen.

Wenn Sie aber den Start der E-Bilanz so weit wie möglich vor sich her schieben und es treten bei der Datenübermittlung 2013 Probleme auf, wird das Finanzamt möglicherweise wenig Verständnis zeigen. Sie hätten ja Zeit genug gehabt, sich auf den Tag X vorzubereiten.

Gut zu wissen: Lexware-Software bietet alle notwendigen Funktionen
Als Nutzer einer Buchhaltungs-Software von Lexware müssen Sie sich bezüglich der E-Bilanz keine Sorgen machen. Die Software stellt Ihnen die nötigen Konten, die erforderliche Taxonomie (Struktur) und die Möglichkeit zur Übermittlung der erforderlichen Daten für die E-Bilanz zeitgerecht bereit.
Ein Assistent führt Sie bei der Zuordnung Ihrer Konten zu den Positionen der E-Bilanz. Soweit möglich, wird dies automatisiert ablaufen. Bereits in den aktuellen Versionen sind die auf die E-Bilanz hin aktualisierten Kontenrahmen der Datev (SKR03 und SKR04) enthalten. Nutzen Sie die Zeit und aktualisieren Sie Ihre Konten jetzt!

Diese Änderungen bringt die E-Bilanz

Die Positionen der E-Bilanz gehen sehr ins Detail, da das Finanzamt eine hohe Gliederungstiefe erwartet. Daher wurden die Standardkontenrahmen der DATEV entsprechend geändert.

Die wichtigsten Aufgaben auf dem Weg zur finanzamtfesten E-Bilanz sind daher

• Verwendung der neuen Konten und Buchung unterjährig auf diese Konten
• oder Umbuchungen zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen der Abschlussarbeiten auf die neuen Konten.

Je früher Sie prüfen, welche Geschäftsvorfälle auf andere Konten zu buchen sind, und Ihr Buchungsverhalten umstellen, desto besser. Hierzu ist es ggf. nötig, mit Ihrem Steuerberater zu sprechen. Er kann Ihnen auch sagen, welche Konten für Ihre Unternehmen relevant sind. Je besser Sie hier vorbereitet sind, desto weniger Nacharbeit haben Sie und desto schneller können Sie oder der Steuerberater Ihre Jahresabschlussarbeiten erledigen.

In 5 Schritten zur E-Bilanz

Eine Befragung von 900 Unternehmern durch Lexware ergab, dass rund 60 % ihre E-Bilanz selbst erstellen und ans Finanzamt übermitteln möchten. Dabei favorisierten sogar 80 % den Start der elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten bereits für das Geschäftsjahr 2012. Damit das Projekt E-Bilanz noch für dieses Jahr klappt, empfehlen sich in den nächsten Wochen und Monaten folgende Vorkehrungen und Aktionen:
 

1. Wählen Sie mindestens 2 Mitarbeiter aus, die Sie zur E-Bilanz schulen lassen. Ist ein Mitarbeiter krank oder kündigt, ist so immer ein Ersatz vorhanden, der nach den Vorgaben der E-Bilanz buchen kann. Haken Sie bei dem Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware nach, ob dieser gezielte Schulungen anbietet.
2. Ist Ihr Personal theoretisch fit, sollte zeitnah die Praxiserprobung folgen. Nehmen Sie Kontakt mit dem Anbieter Ihrer Software auf. Bitten Sie um einen neuen Kontenrahmen und um Einrichtung der Schnittstelle für die elektronische Übermittlung Ihrer Bilanzdaten.
3. Holen Sie Ihren Steuerberater mit ins Boot. Denn schließlich ist er das Bindeglied zwischen Ihnen und dem Finanzamt. Außerdem soll er die Bilanzdaten ebenfalls problemlos in Form der E-Bilanz übermittelt bekommen und nach vorgenommenen Änderungen wieder an Sie zurück übermitteln können.
4. Haben Sie bereits die Konten auf den E-Bilanz-fähigen Kontenrahmen für 2012 aktualisiert, sollten Sie prüfen, welche Konten gesperrt und welche neu dazugekommen sind. Buchen Sie um, wo nötig (weil es neue Konten gibt), und nutzen Sie die neuen Konten. Halten Sie bei Umbuchungen schriftlich fest, aus welchen Gründen Sie welchen Betrag umgebucht haben. Das ist wichtig als Nachweis für das Finanzamt, um die Vorgänge nachvollziehen zu können. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können Sie damit punkten. Das möchte das Finanzamt im Zweifel bei späteren Betriebsprüfungen nämlich wissen.
5. Nach den Umbuchungen in die neuen Konten des Kontenrahmens 2012 steht dem Projekt E-Bilanz nichts mehr im Wege. Sie oder Ihre Mitarbeiter buchen richtig und Sie können entspannt an die erste elektronische Übermittlung Ihrer Bilanzdaten für 2012 herangehen.

Bei Fragen melden Sie sich einfach bei uns. Wir beraten Sie gerne.

Quelle: Lexware Unternehmer-Portal