Bewirtungskosten: Zehn Steuertipps für Geschäftsessen und Betriebsfest

Beim Essen werden Geschäfte gemacht! Und mit den Bewirtungskosten können Sie auch noch Steuern sparen. Aber Vorsicht: Das Finanzamt schaut ganz genau hin. Wichtig ist, dass der Anlass stimmt und die Rechnung die formalen Anforderungen erfüllt. Hier finden Sie die zehn besten Steuertipps, mit denen Sie das Finanzamt an den Bewirtungskosten beteiligen.

Grundregeln für den Steuerabzug von Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind alle Aufwendungen für Speisen und Getränke, aber auch für Tabakwaren, Garderobengebühren, Trinkgelder und Unterhaltungskosten im Rahmen der Bewirtung. Bei den Bewirtungskosten müssen Sie unterscheiden:

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten bei der Bewirtung von Geschäftspartnern: Hier können Sie nur 70 % der Bewirtungsaufwendungenals Betriebsausgaben absetzen. Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist also die Gaststättenrechnung pauschal um 30 % zu kürzen. Die Kürzung um 30 % gilt auch für den Rechnungsanteil für Ihren eigenen Verzehr als Betriebsinhaber oder Ihrer Arbeitnehmer.
Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten bei der Bewirtung eigener Arbeitnehmer: Diese Kosten können Sie in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Betragen die Ausgaben für die Bewirtung der einzelnen Arbeitnehmer mehr als 110 EUR im Jahr (inkl. Mehrwertsteuer), muss der sog. geldwerte Vorteil versteuert werden. Unabhängig davon dürfen Sie die Kosten auch bei Übersteigen der 110-EUR-Grenze voll als Betriebsausgaben abziehen.

Die Bewirtungskosten müssen der Höhe nach „angemessen“ sein. Das ist in der Praxis in der Regel kein Problem. Rechtsprechung und Finanzverwaltung haben hier keine betragsmäßigen Grenzen festgelegt.

Achtung: Nachtlokale und Varietés meiden
Gefährlich wird es nur, wenn Sie Geschäftsfreunde in Nachtlokale mit Varieté- und anderen Darbietungen einladen. Die Kosten stehen dabei meistens in einem deutlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke. Die Aufwendungen gelten dann insgesamt als unangemessen und können nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Daneben gibt es bei den Bewirtungskosten – wie überall, wenn es um „Steuern“ geht – viele Sonderbestimmungen und Einzelvorschriften, die Sie beachten müssen.
Wir haben für Sie die besten Steuertipps zum Thema Bewirtungskosten zusammengestellt.

Bewirtung von Geschäftspartnern

Steuertipp 1: Ein „geschäftlicher Anlass“ liegt fast bei jeder geschäftlichen Besprechung vor
Ein geschäftlicher Anlass ist gegeben, wenn Sie betriebsfremde Personen bewirten, mit denen Sie

Geschäfte machen,
Handelsbeziehungen unterhalten,
Verträge abschließen oder
Geschäftsbeziehungen lediglich pflegen.

Keine Rolle spielt es, ob die Geschäftsbeziehungen mit dem bewirteten Geschäftspartner bereits bestehen oder erst angebahnt werden. Auch Prüfer der Finanzverwaltung, Kontrolleure/Vertreter anderer Behörden, die Sie bewirten, sind steuerlich ein „geschäftlicher Anlass“. Dasselbe gilt für Firmenbesucher oder Journalisten, die Sie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu einer Besichtigung einladen.

Steuertipp 2: Geschäftsfreunde sind auch alle Begleiter Ihrer Geschäftspartner
Als Geschäftspartner akzeptiert das Finanzamt nicht nur Ihren konkreten Ansprechpartner. Auch für Begleiter Ihres Geschäftspartners können Sie die Bewirtungskosten in Höhe von 70 % als Betriebsausgabe abziehen:
Ehepartner, zusätzliche Mitarbeiter, Assistenz oder externe Berater, die für das Projekt nützlich und hilfreich sein können.

Bewirtung von Arbeitnehmern

Nicht geschäftlich, sondern betrieblich veranlasst ist die Bewirtung von Arbeitnehmern.

Steuertipp 3: Familienangehörige von Arbeitnehmern zählen wie Mitarbeiter
Auch die Bewirtung von Angehörigen, Ehepartnern und Kindern des Arbeitnehmers gilt als betrieblich veranlasst – diese Kosten sind zu 100 % Betriebsausgaben.

Steuertipp 4: Bewirtung bei Betriebsfest ist voll abziehbar
Betriebsveranstaltungen gelten als reine Arbeitnehmerbewirtungen und die Kosten sind damit voll abzugsfähig. Das gilt auch, wenn neben den Arbeitnehmern ausschließlich deren Familienangehörige teilnehmen. Auch die Kosten für diese Ehegatten und Kinder von Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens sind voll abzugsfähig. Dasselbe gilt für die Personen, die zur Gestaltung der Betriebsfeier beitragen.

Sofern an der Betriebsveranstaltung auch Personen des öffentlichen Lebens oder Geschäftspartner teilnehmen, sind die Kosten für diese Personen nur zu 70 % als Betriebsausgaben für geschäftliche Bewirtungen abzugsfähig.

Rechnung richtig ausstellen lassen

Steuertipp 5: Die Rechnungen müssen alle vorgeschriebenen Angaben ausweisen
Fehlt auch nur eine vorgeschriebene Angabe auf der Rechnung, geht der Anspruch auf steuerliche Berücksichtigung der Bewirtungskosten verloren.

Checkliste: Diese Angaben muss die Rechnung enthalten

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (z. B. der Gaststätte),
Tag der Bewirtung,
Art und Umfang sowie Entgelt der in Anspruch genommenen Leistungen,
Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt,
Preis für die Lieferung oder sonstige Leistung (Rechnungsbetrag),
bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 100 EUR: Name des bewirteten Steuerzahlers,
Angabe der Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nummer,
eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird.

Achtung:
Die Angabe "Speisen und Getränke" sowie die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht aus. Allerdings sind Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" in Ordnung.

Steuertipp 6: Fehler bei der Registrierung müssen nicht zu Ihren Lasten gehen
Zur Sicherheit bei geschäftlichen Bewirtungen empfehlen wir, immer eine maschinell erstellte Rechnung zu verlan-gen, die mit einer laufenden Registriernummer versehen ist. Es genügt, wenn die Rechnungsendsumme maschinell registriert wird. Eine Registrierung der Einzelleistungen (Speisen, Getränke, Sonstiges) ist nicht erforderlich.

Fehlt die Registriernummer auf einer Rechnung, führt das nicht zwingend zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs der im Übrigen nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen. Entscheidend ist, dass eine Registrierung durch die bewirtende Einrichtung tatsächlich erfolgte.

Steuertipp 7: Auch das Trinkgeld können Sie zur „Betriebsausgabe“ machen
Trinkgelder können in der maschinell erstellten und registrierten Rechnung nicht ausgewiesen werden, da diese nicht für die Gaststätte, sondern für die Bedienung bestimmt sind.
Lassen Sie sich die Trinkgeldzahlung auf der Rechnung handschriftlich quittieren. Dann können Sie auch hier 70 % als Betriebsausgaben abziehen.

Steuertipp 8: Für Bewirtungen im Ausland gelten weniger strenge Vorgaben
Auch für die Rechnungserstellung im Ausland gilt: Grundsätzlich verlangt das Finanzamt auch hier einen maschinell erstellten und registrierten Beleg. Können Sie aber glaubhaft machen, dass in dem jeweiligen Ausland eine solche formale Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in begründeten Ausnahmefällen für den Betriebsausgabenabzug eine ausländische Gaststättenrechnung, die nur handschriftlich erstellt ist.
Begründung: z. B. „Der Wirt war nicht in der Lage, eine solche Rechnung zu erstellen, er verfügt nicht über eine PC-Kasse…“

Bewirtung auf Dienstreisen

Steuertipp 9: Auswärts können Sie zusätzlich das volle Tagegeld beanspruchen
Wenn Sie auf einer Dienstreise Ihre Geschäftsfreunde (Geschäftspartner, deren Angestellte inkl. Assistenz, Berater) bewirten, können Sie nicht nur 70 % dieser Aufwendungen für Bewirtung als Betriebsausgaben ansetzen. Zusätzlich können Sie für Ihren eigenen Verzehr das volle Tagegeld ansetzen.

Vorsteuerabzug

Steuertipp 10: Die Vorsteuer können Sie immer voll anrechnen
Die Spesen für Bewirtungskosten können Sie zwar nur zu 70 % gewinnmindernd bei den Betriebsausgaben ansetzen. Anders ist das aber bei der Mehrwertsteuer. Hier gelten europakonforme, einheitliche Vorschriften. Danach können Sie die Vorsteuer aus der Restaurant-Rechnung in voller Höhe bei der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen.

Quelle: Lexware Unternehmer-Portal