Sepa – Termine, Vorteile, Tipps

Für den Zahlungsverkehr mit Sepa wollen 32 Staaten Strukturen schaffen, um eine kostengünstige und schnelle Ausführung von Überweisungen auch über Grenzen hinweg zu gewährleisten. Deutschland stellt daraufhin das Zahlungsverfahren verbindlich zum 1. Februar 2014 um; nur Privatleute dürfen ihre alten Kontodaten noch bis zum Jahr 2016 für Inlandszahlungen verwenden. Viele Banken bieten das Sepa-Verfahren aber schon heute an – und diesen Vorteil sollten Unternehmer nutzen: Sepa soll den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr einfacher, billiger und schneller machen.

So werden beispielsweise Inlands- und Auslandsüberweisungen künftig gleich viel kosten; außerdem sollen die Banken grenzüberschreitende Überweisungen innerhalb eines Tages gutschreiben. Mit Sepa entsteht in 32 Ländern ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr. Obwohl der Zahlungsraum neben den Euro-Ländern auch weitere Staaten (etwa Norwegen, Großbritannien oder Dänemark) mit eigenen Währungen umfasst, ist Sepa nur für Euro-Zahlungen verwendbar. Für Zahlungen in anderen Währungen müssen die gewohnten Überweisungen genutzt werden.

Für die Teilnahme am Sepa-Verfahren sind 2 Nummern notwendig: die IBAN und die BIC. Die IBAN ist in Deutschland 22 Stellen lang, in anderen Ländern zwischen 15 und 31 Stellen. Sie beginnt bei uns mit der Landeskennung „DE“ und einer 2-stelligen Prüfziffer. Danach folgen Bankleitzahl und Kontonummer, eventuell mit Nullen aufgefüllt.

Die BIC ist eine eindeutige internationale Bankenkennung. In Deutschland wird es von 2014 an möglich sein, Inlandszahlungen nur mit der IBAN ohne Angabe der BIC durchzuführen. Von 2016 an soll die BIC ganz entfallen.

Das bisher nur in Deutschland übliche Lastschriftverfahren wird im gesamten Sepa-Raum eingeführt. Es gibt eine Unterscheidung zwischen dem Zahlungsverkehr mit Verbrauchern (Sepa-Lastschriftmandat) und Firmen (Sepa-Firmen-Lastschriftmandat). Der Unterschied besteht vor allem in der Möglichkeit, eine Abbuchung zu widerrufen. Dies ist bei Verbrauchern innerhalb von 8 Wochen gestattet; bei Firmen ist die Rückbuchung nicht möglich.

Die Vorteile von Sepa für kleine Unternehmen
Der grenzüberschreitende Zahlungsverkehr bedeutete für Unternehmen bisher eine unbequeme Hürde auf dem Weg in ausländische Märkte. Mit Sepa wird es aus folgenden Gründen einfacher, preiswerter und schneller:

Viele Firmenchefs hätten gern schon in der Vergangenheit internationale Einkaufsquellen für Rohstoffe, Material oder Handelswaren genutzt. Für kleine Unternehmen bedeuteten die hohen Überweisungsgebühren oftmals aber eine starke Belastung. Diese entfällt jetzt.
Das gilt auch für die andere Seite des Geschäfts. Die Kunden im Ausland können dank Sepa die Rechnungen der deutschen Unternehmen so einfach und preiswert bezahlen wie Rechnungen im Inland. Für große Unternehmen war es bisher wirtschaftlich, eigene Konten im Ausland zu unterhalten und so den Kunden die Zahlung zu erleichtern. Mit Sepa entfällt dieser Wettbewerbsvorteil von Großunternehmen gegenüber Mittelstand und Kleinunternehmen.
In Deutschland bietet das Lastschriftverfahren den Kunden einen Service und den Unternehmen eine gewisse Sicherheit. Im Ausland ist dieses Verfahren bisher weitgehend unbekannt. Mit dem Sepa-Lastschriftmandat gibt es dieses Instrument künftig auch im Sepa-Zahlungsraum. Das erleichtert das Massengeschäft mit privaten Verbrauchern und gibt Sicherheit beim Geschäft mit gewerblichen Kunden im Ausland.

Wie Sie sich am besten vorbereiten
Unternehmer sollten bald auf das neue Verfahren reagieren, denn von Februar 2014 an sind Sepa-Überweisungen für Unternehmen auch innerhalb Deutschlands verbindlich. Die technische Umstellung ist also in jedem Fall notwendig.

Software: Auch Kleinunternehmen nutzen heute IT-Programme, um Überweisungen an die Bank weiterzugeben. Diese Software muss bis spätestens Februar 2014 angepasst sein, um die IBAN und die BIC verwalten zu können. Dazu gehört auch die Umstellung der Software, die Kreditoren und Debitoren verwaltet. Dort müssen die Bankverbindungen entsprechend dem Sepa-Format gespeichert werden können. Die Software sollte der Hersteller aktualisieren.

WICHTIG: Lexware Nutzern stehen die erforderlichen Funktionen rechtzeitig zur Verfügung, um mit einem angemessenen Vorlauf alle notwendigen Anpassungen (Umstellung der Bankverbindungen, Kreditoren, Debitoren etc.) vornehmen zu können.

Daten: Es ist wichtig, dass Ihre Kunden die IBAN und BIC Ihres Unternehmens kennen, um künftig bezahlen zu können. Geben Sie die Informationen schon jetzt an die Kunden weiter. Die Kontoangaben auf Briefbögen, Rechnungsformularen oder im Internet sollten angepasst werden. Gleichzeitig benötigen Sie die entsprechenden Daten von allen Kunden, die per Lastschrift zahlen, und von Lieferanten, die per Überweisung zahlen. Gleiches gilt für Zahlungsempfänger wie Versicherungen, Finanzamt oder Mitarbeiter. Für die automatische Umstellung großer Datensätze auf die neuen Kontenbezeichnungen gibt es Dienstleister.
Das Sepa-Lastschriftmandat: Alle Sepa-Lastschriftmandate müssen schriftlich vorliegen. Sie müssen also für Kunden im In- und Ausland eingeholt werden. Anders als bisher verlieren die Mandate nach 36 Monaten ihre Gültigkeit, falls sie ungenutzt bleiben. Eine entsprechende Verwaltung muss angelegt werden. Vorliegende Einzugsermächtigungen werden dabei automatisch zu Sepa-Mandaten. Dennoch scheint es sinnvoll, aktiv auf die Kunden zuzugehen und um die Ausstellung eines Sepa-Mandats zu bitten.

Quelle: Lexware Unternehmer-Portal