Kassenführung: Das ist bei der Buchführung zu beachten
Kassenzettel, Quittungen, Bareinnahmen und -ausgaben sind für viele Unternehmer das tägliche Brot. Beim Buchen geht es manchmal heiß her – und gerade deshalb sollte man einen kühlen Kopf bewahren. Warten Sie nicht die nächste Betriebsprüfung ab, bei der sich zeigt, ob Sie Ihren Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nachgekommen sind; lesen Sie stattdessen gleich nach, wie Sie bei der Kassenführung alles richtig machen.Kassenvorgänge richtig erfassen: die Grundregeln
Tägliche Erfassung. Per Gesetz sollen zwar Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden, doch es gibt Ausnahmen. Insbesondere in folgenden Fällen ist es nicht schädlich, wenn die Kasse nicht täglich auf den neuesten Stand gebracht wird:
- Kassengeschäfte fallen nur nebenbei an und betragen einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz.
- Die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst oder die Aufzeichnungen
Können Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag gebucht werden, kann dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann muss aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) klar hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.
Einzelaufzeichnung.
Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen:
- Gegenleistung
- Inhalt des Geschäfts
- Name oder Firma des Vertragspartners
In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall einzeln aufzuzeichnen:
Hotel- und Beherbergungsgewerbe. Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können.
Autoreparaturwerkstätten. Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen.
Restaurants und Gaststätten. Hier sind die Vertragspartner für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen namentlich bekannt.
Freiberufler und Handwerker. Hier sind die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt.
Taxigewerbe. Einnahmen aus einzelnen Taxifahrten.
Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung
Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesondere den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen und Gaststätten.
Achtung
Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, also nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen.
Erkennbarkeit von Veränderungen.
Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss
Eingeschränkte Kassenbuchpflicht bei Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durchEinnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind grundsätzlich nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto.
Aber auch Unternehmer mit EÜR können zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet sein. So müssen bargeldintensive Betriebe ein detailliertes Kassenkonto oder Kassenbuch führen. Der Grund: Ergeben sich die Einnahmen fast ausschließlich aus Bargeschäften, sind diese die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer. Deshalb müssen für die Berechnung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen gemacht werden. Da es sich um Bareinnahmen handelt, müssen Sie grundsätzlich die für Kasseneinnahmen geltenden Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Auch wenn Betriebe mit EÜR kein Kassenbuch führen, müssen sie die einzelnen Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet aufbewahren. Normalerweise sind das die fortlaufend nummerierten Belege einer Registrierkasse. Sind diese Aufzeichnungen nicht vorhanden, darf das Finanzamt die Höhe der Bareinnahmen schätzen.
Mittel zur Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
1. Kassenberichte
Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern:
So erstellen Sie den Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse
2. Durch Computerprogramme gefertigte Kassenbücher
Vielfach werden Kassenaufzeichnungen in Kassenbüchern vorgenommen, die durch Computerprogramme wie z. B. Lexware kassenbuch gefertigt worden sind. Auch sie müssen die gesetzlichen Vorschriften erfüllen.
3. Registrierkassen
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.
4. PC-Kassensysteme
Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist die Speicherfähigkeit von PC-gestützten Kassen nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.
Achtung:
Da nachträgliche Veränderungen der Buchungen möglich sind, verstößt diese Kassenführung gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung!
Aufbewahrung und Vorlage der Bücher und Aufzeichnungen
Geschäfte mit wechselnden Kunden: Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Zahlungen in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet.
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen Sie entweder als
Kassenaufzeichnungen: Für Betriebe, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege müssen Sie hingegen aufbewahren.
Aufbewahrung von Notizzetteln: Ein in der Praxis umstrittenes Thema, das meist bei Betriebsprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie die Notizen aufbewahrt haben und anhand dieser Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.
Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften: Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Quelle: Lexware Unternehmer-Portal
Werden in Einzelhandelsbetrieben Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen. Das betrifft insbesondere den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen und Gaststätten.
Achtung
Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht nur für die Bareinnahmen der Erlöse, also nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen.
Erkennbarkeit von Veränderungen.
Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Werden Eintragungen geändert, muss
- der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben,
- erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Eingeschränkte Kassenbuchpflicht bei Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmer, die zulässigerweise ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durchEinnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind grundsätzlich nicht zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es keine Bestandskonten und somit auch kein Kassenkonto.
Aber auch Unternehmer mit EÜR können zur Führung von Kassenaufzeichnungen verpflichtet sein. So müssen bargeldintensive Betriebe ein detailliertes Kassenkonto oder Kassenbuch führen. Der Grund: Ergeben sich die Einnahmen fast ausschließlich aus Bargeschäften, sind diese die Grundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer. Deshalb müssen für die Berechnung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen gemacht werden. Da es sich um Bareinnahmen handelt, müssen Sie grundsätzlich die für Kasseneinnahmen geltenden Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Auch wenn Betriebe mit EÜR kein Kassenbuch führen, müssen sie die einzelnen Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet aufbewahren. Normalerweise sind das die fortlaufend nummerierten Belege einer Registrierkasse. Sind diese Aufzeichnungen nicht vorhanden, darf das Finanzamt die Höhe der Bareinnahmen schätzen.
Mittel zur Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
1. Kassenberichte
Von einer "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern:
- Das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt.
- Das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben.
- Nach Geschäftsschluss wird der Kasseninhalt gezählt.
So erstellen Sie den Kassenbericht bei einer offenen Ladenkasse
- Ermitteln Sie den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, indem Sie das in der Kasse vorhandene Geld zählen. Tragen Sie die Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht ein.
- Übernehmen Sie den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortags. Dieser Betrag ist vom Kassenbestand bei Geschäftsschluss abzuziehen.
- Die Betriebsausgaben, die Transite in die Hauptkasse, die Zuführungen zur Bank, die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie per Beleg nachweisen. Soweit Fremdbelege fehlen, muss der, der die Kasse führt, Eigenbelege fertigen und mit Datumsangabe unterzeichnen. Die Privateinlagen sind zu mindern, die übrigen Beträge hinzuzufügen.
- Fügen Sie dem Kassenbericht täglich ein Zählprotokoll bei und stützen Sie so die Richtigkeit des ausgewiesenen Kassenbestandes am Geschäftsschluss. Lassen Sie das Zählprotokoll vom Geschäftsinhaber oder von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit der Kassenzählung unterschreiben.
2. Durch Computerprogramme gefertigte Kassenbücher
Vielfach werden Kassenaufzeichnungen in Kassenbüchern vorgenommen, die durch Computerprogramme wie z. B. Lexware kassenbuch gefertigt worden sind. Auch sie müssen die gesetzlichen Vorschriften erfüllen.
3. Registrierkassen
In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.
4. PC-Kassensysteme
Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist die Speicherfähigkeit von PC-gestützten Kassen nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen.
Achtung:
Da nachträgliche Veränderungen der Buchungen möglich sind, verstößt diese Kassenführung gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung!
Aufbewahrung und Vorlage der Bücher und Aufzeichnungen
Geschäfte mit wechselnden Kunden: Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Zahlungen in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet.
Alle im Rahmen dieser Geschäfte angefallenen Belege und Aufzeichnungen müssen Sie entweder als
- Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) oder
- sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)
Kassenaufzeichnungen: Für Betriebe, in denen Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und sonstige Belege müssen Sie hingegen aufbewahren.
Aufbewahrung von Notizzetteln: Ein in der Praxis umstrittenes Thema, das meist bei Betriebsprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Werden Kassenmängel bei einer Außenprüfung aufgedeckt, ist es in jedem Fall hilfreich, wenn Sie die Notizen aufbewahrt haben und anhand dieser Notizen aufzeigen können, wie die Tageseinnahmen ermittelt wurden.
Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften: Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Quelle: Lexware Unternehmer-Portal